Zásady ochrany osobních údajů

Účinnost: 27. srpna 2026

Platí pro: web www.ekolagroup.cz a související online komunikaci

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je EKOLA group, spol. s r.o., IČO 63981378, DIČ CZ63981378, se sídlem Mistrovská 558/4, Malešice, 108 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 39803 (dále jen „správce“ nebo „my“).

Kontakt pro otázky a uplatnění práv: ekola@ekolagroup.cz, telefon +420 274 784 927, datová schránka w863a8d.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Veškeré žádosti proto směřujte na výše uvedený kontakt.

2. Na koho a na co se zásady vztahují

Tyto zásady se vztahují zejména na návštěvníky webu, osoby, které nám odešlou dotaz nebo poptávku, zákazníky a jejich kontaktní osoby, dodavatele a jejich kontaktní osoby, příjemce obchodních sdělení, uchazeče o zaměstnání a osoby, které s námi komunikují prostřednictvím sociálních sítí nebo jiných online kanálů.

U každé činnosti níže uvádíme zpracovávané údaje, účel, právní základ, dobu uchování a důsledky neposkytnutí údajů. Pokud se konkrétní zpracování neuskuteční, příslušná část se na vás neuplatní.

3. Jednotlivé činnosti zpracování

3.1 Kontaktní formulář, e-mailové a telefonické dotazy

Jaké údaje zpracováváme

Jméno, příjmení, e-mail, telefon, organizaci, obsah zprávy a související komunikaci. U online formuláře můžeme evidovat také čas odeslání, IP adresu a technické údaje potřebné k bezpečnému doručení formuláře.

Účel a právní základ

Dotaz vyřizujeme a na vaši žádost připravujeme nabídku nebo jiné kroky před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U obecných dotazů a komunikace, která nesměřuje k uzavření smlouvy, vycházíme z našeho oprávněného zájmu řádně komunikovat a spravovat obchodní vztahy podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Doba uchování

Poptávku, která nevede k uzavření smlouvy, uchováváme zpravidla 12 měsíců od jejího vyřízení. Údaje potřebné k ochraně právních nároků můžeme uchovat nejdéle po dobu běhu příslušné promlčecí lhůty, zpravidla 3 roky, a déle pouze při probíhajícím sporu nebo řízení. Pokud dojde k uzavření smlouvy, použijí se lhůty uvedené v části 3.2.

Je poskytnutí údajů povinné?

Poskytnutí údajů je dobrovolné, bez kontaktního údaje a obsahu požadavku však zpravidla nemůžeme odpovědět. Pro odeslání dotazu nevyžadujeme souhlas s marketingem.

3.2 Smlouvy, objednávky a poskytování služeb

Jaké údaje zpracováváme

Identifikační a kontaktní údaje, údaje o zastoupení a pracovním zařazení, fakturační a platební údaje, údaje o objednaném plnění, projektovou a smluvní komunikaci a další údaje nezbytné pro poskytnutí služby. U fyzických osob podnikatelů můžeme zpracovávat také údaje z veřejných rejstříků.

Účel a právní základ

Údaje zpracováváme pro uzavření a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pro plnění účetních, daňových a dalších právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR a pro ochranu právních nároků a správu obchodních vztahů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Údaje kontaktních osob právnických osob zpracováváme na základě oprávněného zájmu na plnění smlouvy a komunikaci s obchodním partnerem.

Doba uchování

Smluvní dokumentaci a související komunikaci uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a zpravidla 3 roky po jeho skončení. Doklady, které podléhají účetním nebo daňovým předpisům, uchováváme po zákonem stanovenou dobu, obvykle 5 až 10 let. Je-li uplatněn právní nárok, uchováváme nezbytné údaje do jeho pravomocného vyřešení a následně po dobu potřebnou k doložení výsledku.

Je poskytnutí údajů povinné?

Údaje označené jako nezbytné musíte poskytnout, pokud chcete uzavřít smlouvu nebo obdržet službu. Bez nich nemusíme být schopni smlouvu uzavřít nebo splnit.

3.3 Provoz, zabezpečení a návštěvnost webu

Jaké údaje zpracováváme

IP adresu, datum a čas přístupu, požadovanou adresu, informace o prohlížeči a zařízení, stavové a chybové kódy, bezpečnostní události a údaje uložené prostřednictvím nezbytných cookies nebo obdobných technologií.

Účel a právní základ

Tyto údaje používáme pro zobrazení webu, zajištění jeho dostupnosti, ochranu proti útokům, odhalování chyb a prevenci zneužití. Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném a spolehlivém provozu webu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Ukládání nebo čtení údajů, které je nezbytné pro přenos komunikace nebo pro službu výslovně vyžádanou uživatelem, nevyžaduje souhlas podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.

Doba uchování

Běžné serverové a bezpečnostní logy uchováváme nejdéle 90 dnů. Pokud je zaznamenána bezpečnostní událost, můžeme nezbytné záznamy uchovat do jejího vyšetření a vypořádání souvisejících nároků. Doby jednotlivých cookies jsou uvedeny v nastavení cookies a v zásadách cookies na webu.

3.4 Cookies, mapy a vložený obsah třetích stran

Web používá nezbytné cookies pro základní funkce, bezpečnost a uložení vašich voleb. Tyto technologie se používají bez souhlasu pouze v rozsahu nezbytném pro provoz webu. Volitelné analytické, preferenční nebo marketingové cookies a související služby aktivujeme až po vašem předchozím souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.

Podle udělené volby může web načítat zejména Google Maps, vložený obsah LinkedIn a další funkce uvedené v aktuálním nastavení cookies. Poskytovatelé těchto služeb mohou získat IP adresu, údaje o zařízení, identifikátory cookies a informace o interakci s vloženým obsahem. Někteří poskytovatelé mohou ve vztahu k vlastnímu následnému zpracování vystupovat jako samostatní správci.

Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat prostřednictvím odkazu „Spravovat souhlas“ v zápatí webu. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před odvoláním. Netechnické cookies zůstávají bez aktivního souhlasu vypnuté. Přesný seznam technologií, poskytovatelů, účelů a dob platnosti je uveden v aktuálních zásadách cookies.

3.5 Obchodní sdělení a newsletter

Nezákazníci a odběratelé newsletteru

Pokud nejste naším zákazníkem, zasíláme vám obchodní sdělení pouze na základě předchozího, svobodného a prokazatelného souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb. Souhlas není podmínkou odeslání poptávky ani poskytnutí služby.

Stávající zákazníci

Elektronický kontakt získaný v souvislosti s prodejem výrobku nebo služby můžeme použít pro nabídku našich vlastních obdobných výrobků nebo služeb podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. a na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Při získání kontaktu i v každé zprávě nabízíme jasnou, jednoduchou a bezplatnou možnost další zasílání odmítnout.

Zpracovávané údaje a doba uchování

Zpracováváme zejména jméno, e-mail, organizaci, informaci o vztahu k našim službám a záznam o souhlasu, odvolání nebo námitce. Údaje pro marketing používáme do odvolání souhlasu nebo vznesení námitky, nejdéle 3 roky od udělení či posledního obnovení souhlasu nebo od posledního zákaznického vztahu. Záznam nutný k doložení souhlasu, odhlášení nebo námitky uchováváme zpravidla 3 roky od ukončení rozesílky.

Odhlásit se můžete odkazem v každém obchodním sdělení nebo zprávou na ekola@ekolagroup.cz. Proti přímému marketingu můžete kdykoli vznést námitku; po jejím uplatnění již vaše údaje pro tento účel nepoužijeme.

3.6 Uchazeči o zaměstnání

Jaké údaje zpracováváme

Kontaktní a identifikační údaje, životopis, údaje o vzdělání, kvalifikaci a praxi, motivační dopis, podklady poskytnuté uchazečem a záznamy z výběrového řízení. Údaje získáváme především přímo od uchazeče, případně s jeho vědomím od doporučující osoby nebo z profesních veřejně dostupných zdrojů.

Účel, právní základ a doba uchování

Údaje zpracováváme pro výběr uchazeče a jednání před uzavřením pracovní smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a pro ochranu právních nároků podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. U neúspěšných uchazečů údaje zpravidla vymažeme do 6 měsíců od ukončení výběrového řízení. Pro zařazení do evidence pro jiné budoucí pozice vyžádáme samostatný souhlas, který platí nejdéle 2 roky, není-li dříve odvolán.

3.7 Kontaktní osoby obchodních partnerů a údaje z jiných zdrojů

Pokud jednáte za zákazníka, dodavatele nebo jiného partnera, můžeme vaše pracovní kontaktní údaje získat od vašeho zaměstnavatele či obchodního partnera, z veřejného rejstříku, profesní databáze nebo veřejné firemní prezentace. Zpracováváme zejména jméno, pracovní pozici, organizaci, pracovní e-mail a telefon pro navázání a správu obchodního vztahu na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Údaje uchováváme po dobu trvání obchodního vztahu a zpravidla 3 roky po jeho skončení. Pokud jsme údaje nezískali přímo od vás, poskytneme vám informace o zpracování nejpozději při první komunikaci, ledaže jste již informace obdrželi nebo se uplatní jiná zákonná výjimka.

3.8 Komunikace na sociálních sítích

Pokud nás kontaktujete nebo reagujete na náš obsah na sociální síti, zpracováváme údaje z vašeho profilu, obsah komunikace a údaje o interakci za účelem odpovědi a správy našeho profilu. Právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, případně jednání před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Komunikaci uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení a zpravidla nejdéle 12 měsíců; veřejné interakce zůstávají dostupné podle nastavení a pravidel příslušné sítě.

Provozovatel sociální sítě zpracovává osobní údaje také pro své vlastní účely podle vlastních zásad. Pokud navštívíte naše profily nebo kliknete na externí odkaz, vztahují se na další zpracování podmínky daného poskytovatele.

4. Příjemci a zpracovatelé

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro plnění svých úkolů, a smluvní partneři v nezbytném rozsahu. Podle konkrétní činnosti mohou být příjemci nebo zpracovateli zejména:

• poskytovatelé hostingu, správy webu, e-mailu, cloudových a IT služeb, včetně poskytovatele provozu webu NetSystems;
• dodavatelé webových formulářů a bezpečnostních nástrojů, zejména WordPress, WPForms a Wordfence, pokud při poskytování služby získávají přístup k osobním údajům;
• poskytovatelé vloženého obsahu a online platforem, zejména Google Ireland Limited v souvislosti s Google Maps a LinkedIn Ireland Unlimited Company v souvislosti s LinkedIn;
• poskytovatelé marketingových a rozesílkových služeb, pouze pro zákonně získané kontakty;
• účetní, daňoví, právní a další odborní poradci v rozsahu potřebném pro poskytovanou službu;
• orgány veřejné moci a další osoby, pokud předání vyžaduje právní předpis nebo je nezbytné pro ochranu našich práv.

Se zpracovateli uzavíráme smlouvy podle čl. 28 GDPR a požadujeme odpovídající zabezpečení a mlčenlivost. Aktuální informaci o konkrétních příjemcích vztahujících se k vašemu případu poskytneme na vyžádání.

5. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé online služeb nebo jejich subdodavatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech. Týká se to především některých funkcí Google Maps, LinkedIn, bezpečnostních a cloudových služeb, jsou-li na webu aktivovány.

Předání uskutečňujeme pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR. V závislosti na příjemci se opíráme o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, včetně rámce EU–USA pro ochranu údajů u certifikovaných organizací, nebo o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí a případná doplňková opatření. Informaci o aktuálním mechanismu a možnost získat kopii použitých záruk poskytneme na vyžádání; obchodně citlivé části mohou být přiměřeně zakryty.

6. Automatizované rozhodování

Neprovádíme rozhodování založené výlučně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo. Pokud by se tato praxe změnila, před jejím zahájením poskytneme zákonem požadované informace.

7. Vaše práva

Za podmínek stanovených GDPR můžete uplatnit zejména tato práva:

• právo získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a právo na přístup k údajům podle čl. 15 GDPR;
• právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů podle čl. 16 GDPR;
• právo na výmaz podle čl. 17 GDPR, pokud není dán důvod pro další uchování;
• právo na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR;
• právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu podle čl. 21 GDPR;
• právo kdykoli odvolat souhlas stejně snadno, jako byl udělen; odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování;
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Námitka proti přímému marketingu: Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, přestaneme vaše údaje pro tento účel bez dalšího používat.

Žádost můžete zaslat na ekola@ekolagroup.cz, do datové schránky w863a8d nebo poštou na adresu sídla. Můžeme požádat o přiměřené ověření totožnosti. Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce; ve složitých případech lze lhůtu za podmínek GDPR prodloužit o další dva měsíce. Uplatnění práv je zásadně bezplatné.

Dozorový úřad: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz, web www.uoou.gov.cz.

8. Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření s ohledem na povahu údajů, rozsah zpracování a související rizika. Patří mezi ně zejména řízení přístupových oprávnění, ochrana komunikačních kanálů, zabezpečení zařízení a systémů, zálohování, aktualizace, evidence bezpečnostních událostí, smluvní závazky mlčenlivosti a pravidelné přezkoumávání přijatých opatření. Podrobnosti, jejichž zveřejnění by mohlo snížit bezpečnost, nezveřejňujeme.

9. Změny zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně zpracování, dodavatelů nebo právních požadavků. Aktuální verzi vždy zveřejníme na webu s uvedením data účinnosti. Pokud by změna podstatně ovlivnila vaše práva nebo způsob použití již získaných údajů, upozorníme na ni přiměřeným způsobem a tam, kde je to nutné, vyžádáme nový souhlas.

10. Kontakty a související dokumenty

Správce: EKOLA group, spol. s r.o., Mistrovská 558/4, Malešice, 108 00 Praha 10

E-mail: ekola@ekolagroup.cz | Telefon: +420 274 784 927 | Datová schránka: w863a8d

Web: www.ekolagroup.cz

Podrobnosti o používaných cookies: www.ekolagroup.cz/zasady-cookies-eu/

Účinné od 27. srpna 2026